行政办公室档案收集整理工作的注意事项探讨

摘 要：档案收集与整理工作作为档案管理工作的首要环节，也是丰富档案内容的重中之重。原始资料收集是否齐全、完整都会影响档案管理水平。随着时代的变迁，人类社会已经正式进入到信息时代，充分利用档案资源成为促进经济社会发展的关键。但是，我们在看到档案收集整理工作发展的同时，也要明确其存在的问题，相比较国外发达国家来看，我国档案管理工作起步较晚，缺少专业人才及技术等支持，尤其是收集整理环节，受到主客观因素的影响，导致整理、编研等环节困难重重，加大对整理工作注意事项的研究十分必要。本文将结合行政办公室档案收集整理工作的内容及特点，分析和研究其对于整个档案管理及行政工作的重要性，最后在此基础上阐述需要我们注意的事项。

关键词：行政办公室；档案；收集整理工作；注意事项

近年来，我国行政事业取得了较大的进步，特别是档案管理工作，国家提出了《档案法》等多部法律，为档案管理、使用等提供了制度支持。相比较从前，已经取得了很大进步。然而在现实生活中，仍然会受到环境、人为等因素的影响，使得档案的收集整理工作水平没有有效提升，影响了档案社会效益的有效发挥。档案作为行政办公室工作的基本内容，社会发展新形势赋予了该项工作新的内涵及意义。由于基础环节并未得到有效落实，直接影响整个行政服务中心公共服务水平的有效提升。对此我们要重视对该项工作注意事项的研究，以此来减少和规避不良问题，为后续档案价值的提升、利用等做好充分的准备。

1 行政办公室档案收集整理概述

针对行政工作来说，档案收集整理工作主要由多个环节构成，掌握具体环节对于我们更好地开展工作具有一定帮助。具体来说：第一，收集，是该项工作的基础环节，也是后续工作顺利开展的前提保障。第二，整理，需要档案人员按照相关规章制度对档案资料进行系统化整理，并对资料进行鉴定，针对资料的重要性确定保存期限，分清主次[1]。第三，保管，完成上述步骤后，对档案进行安全保管，为使用者查阅提供支持。

相比较企业档案来看，行政办公室的档案工作具有特殊性，在多年发展过程中形成了自身别具一格的特点。如综合性，由于办公室本身是一个综合性部门，档案资料来源具有广泛性特点，涉猎科研、管理等多项内容，不仅如此，文件形式也具有多样性。科学性，档案科学之所以能够得到长足发展，是由于其建立在统计学、管理学等学科基础之上，能够为其他部门工作决策及业务的开展提供科学依据和参考，减少不良问题的出现，为政府树立良好的公众形象具有较大的帮助。系统性，档案的收集整理并非完全按照主观意愿开展，而是遵循严格的规章制度进行，在制度与程序的共同约束下，形成了规范化管理及发展模式，在长期历史发展中，已经具有自身独特的逻辑形式[2]。创新性，人类社会始终处于不断发展进程当中。由于时代发生了变化，人们生产和生活方式也会随之做出相应的调整，逐渐由人工化朝着数字化、缩微化等方向发展，将原本复杂的工作变得更加简单和方便，对此收集整理工作只有不断推陈出新、才能够满足社会发展需求。

2 收集整理工作的重要意义

档案的收集整理占据档案工作的主要部分，在档案管理全过程中，收集是起点，档案的利用是目标，而整理则是连接起点与终点的衔接环节，上至收集工作，能够了解档案资料，下接利用，促使档案工作发挥社会效益。因此该项工作的落实与实施是确保档案科学化管理的核心，只有加大对档案的管理力度，才能够为组织工作提供更多支持。重视收集和整理工作，不仅有利于档案的查找和利用，且能够实现对档案的安全保护[3]。另外，如果档案整理工作开展的好，将会在一定程度上提高档案的检索功能，继而提高档案资源利用率。

3 档案收集整理现状分析

不可否认，我们针对档案管理工作方面已经做出了巨大的努力，但还是存在很多应付了事的情况，使得档案管理水平并未得到质的飞跃。如收集文件不完善，具体表现为有正文无稿件、有附件无正文等现象比比皆是，无法真实地反应出行政工作全过程，直接影响了档案的利用价值。另外，还有一些工作人员并未给予收集和整理工作更多关注和重视，认识不到档案工作的重要意义，如科研档案仅关注成果，忽视了归档工作。正因如此，科研项目的组织、审核等资料都得不到及时、有效的收集，甚至是失散、遗失[4]。长此以往，行政人员在工作中不能够及时反思自身存在的不足及问题，直接影响未来行政服务水平的有效提升。在《档案法》等制度出台后，行政部门开始逐步建立档案收集整理制度，制定相应的工作职责，但是制度实施过程中，由于缺少配套的考核机制，影响了管理制度有效性的发挥，导致该项工作流于形式。除此之外，档案人员专业素质、收集范围较小等诸多因素都在很大程度上影响档案管理水平的提升。

4 收集整理工作注意事项

作为一项系统性、复杂性工作，收集整理工作需要注意的事项很多，而我们的目标已经明确，即广泛收集具有价值的档案资料，并对其进行整理和保存，为日后行政工作水平提升、服务型政府建设提供支持。因此注意事项主要从分类、存放、人员及制度等多个角度入手：

4.1 编制分类大纲，充实内容

办公室的档案资料来源非常广泛，面宽、量多是最为突出特点，在收集整理过程中，为了能够提高整理有效性，可以编制分类大纲。具体来说，第一，公文。公文是行政服务中心日常处理的档案之一，主要有指导性资料和单位材料文件，在实践工作中，我们将上级资料整理到一起，然后整理平级部门的资料，按照文件的重要程度逐一进行整理，不仅能够避免档案的遗漏，且在此过程中能够对于方针、政策的落实进行检查[5]。第二，针对有必要保存的重要资料，如服务中心各个部门的活动影像资料及照片等。第三，多种参考资料，通常来说，主要包括先进事迹、内部编印等资料，确保各项资料都能够在各个不同的类别当中。

4.2 分类存放处理，确保准确

存放与处理是档案收集整理的基础，落实好该项工作，能够为资料的查阅及利用提供更多帮助和支持。因此在具体工作中，我们应结合上文提到的分类大纲准备资料盒，并在封面处进行明确的标记，如协议合同、行政收文等。资料盒当中有收文簿和发文簿，并对此做好等级及编号处理[6]。档案管理人员是该项工作的核心，应充分掌握文件的等级及编号标准，且要在日常工作中养成认真登记、合理存放的好习惯，由上级至下级都形成有序的工作格局。最后档案管理人员要对资料的收集、整理进行指导，发挥自身积累的理论知识及实践经验，在编制好的大纲下对档案资料进行定期整理，及时转移或者销毁不必要的档案资料，从而确保该项工作有条不紊的开展。

4.3 协调部门关系，提高质量

档案管理工作并非某一个部门的责任，且仅依靠办公室远远不够，还需要其他部门的支持与配合，尤其是针对收集及整理工作来说，没有其他部门的支持，那么档案管理工作无从谈起。服务中心领导要结合各个部门的特点，明确职责，重视档案管理工作在各个部门中的开展，对财务、工程等部门档案要明确职责，做好档案立卷及收集工作，以此来提高档案收集整理有效性[7]。另外，随着信息技术在档案工作中的利用，档案管理工作将朝着网络化、信息化等方向发展，对此档案管理工作要求等也随之发生了变化。所以针对档案的收集及整理工作来说，我们应不断处理好部门及人员之间的关系，加强对档案管理人员的培训，不断提升人员交际能力，与部门建立和谐的关键，避免档案信息孤岛问题的产生。

4.4 改善收集整理方法，提高利用率

目前，深入调查档案收集整理工作中能够发现，传统收集范围、要求及制度尚能够满足社会管理工作需求，但是收集重点及方法还有待进一步调整和完善。如将业务考核纳入到档案管理体系当中，促使其能够在档案管理工作中发挥有效性，充分调动管理人员积极性和热情，从制度层面上给予一定的约束，以此来避免档案收集整理不完善等问题[8]。我们正处于信息时代下，档案管理在网络、计算机技术的支持下由时态过渡到了虚拟状态当中，有效突破了档案管理工作时空因素的限制，为逻辑收集整理工作提供了极大的支持。如我们在查阅和借阅档案过程中，可以充分利用网络开展查看、下载等工作，且在防火墙、访问权限等技术的支持下，能够从根本上为档案资料构建一道防护屏障，当职工发生流动后，便失去了查阅档案的权限，而在职的职工仍然享有该项权利，减少了对档案资料安全性的影响，同时对于提高工作有效性具有十分积极的促进作用。

4.5 创新应用措施，挖掘档案资源

档案管理工作的重要目标为了提高档案资源利用率，但是传统应用方式并不能够给使用者带来更多的帮助，且降低了资源利用率，从本质上来说，并不利于行政事业的改革及发展。因此创新应用措施势在必行。在实践中，笔者认为可以从收集整理意识树立、提高档案规划化水平方面着手。当今社会，电子档案、信息技术已经成为档案管理工作常见的工具，为深度挖掘档案资源提供了很大支持。在此形势带动下，档案管理人员要加强对各方面知识的学习，并逐渐掌握先进操作技术等，将创新与服务有机整合，提高档案资源应用有效性。任何事物的发展都有其独有的规律，档案管理工作同样如此，管理人员只有掌握先进的科学技术，才能够探索其中的规律，结合档案工作特点，对其进行优化和完善，更好地解决市场经济体制下我们遇到的各类问题及困难[9]。不仅如此，解决问题的过程就是我们积累经验的过程，所以在档案资源利用的同时，我们也要及时收集和整理档案资料，做好预测工作，防范同类问题的再次发生。

4.6 重视人员培训，提高管理水平

办公室在开展收集整理工作，值得我们注意不仅仅体现在具体的工作当中，人员、制度等都是影响收集及整理工作的重要因素，我们不能够忽视。基于此，对于档案人员的培训是构建高素质、专业化人才队伍的重中之重。具体而言，针对干部来说，应从思想层面上对管理层进行教育，促使他们能够严于律己，为其他职工做好榜样，切实认识到档案收集整理工作的重要性。同时适当增加资金投入，支持培训工作，并调整和优化培训内容，不但提高档案管理队伍的专业性。培训不能够一概而论，针对一些专业知识了解较多的人员，应尽可能将其送至专业院校交流和学习，同时将专业素质较为扎实的人员选调至管理层中，带动整个队伍综合素质的提升[10]。培训完成后，还需要对培训人员进行考核，考核通过后颁发证件，确保档案人员持证上岗。

除了上述需要注意的事项外，我们在处理该方面工作中，还需要认真宣传现行的《档案法》，引导职工依法办事，促使全社会都能够关注该项工作，提高全民，尤其是相关领导的档案意识，在领导的带领下逐渐创建良好的工作氛围。另外，要抓住时机，发挥档案的宣传教育功能，实现对各类档案资源的收集。

5 结论

根据上文所述，办公室作为服务中心的重要组成部分，不仅要完成自身的工作，还需要承担着协调管理、信息传达等职责。特别是在市场经济体制下，业务量与日俱增，且公众对于行政服务中心提出的要求越来越高，无形中增加了档案管理工作量及工作难度。收集整理工作作为办公室档案管理工作的首要环节，对于档案管理及利用等方面具有十分重要的影响。因此在档案管理工作中，我们要重新审视收集及整理工作，并加强对档案人员的培训及考核，建立一支高素质档案管理队伍，同时需要注意管理制度的制定与完善，促进工作效率的有效提升。

参考文献

[1]黎倩汛.如何加强学校档案收集与整理工作的思考[J].办公室业务，2013，（01）：22.

[2]张勇.浅谈做好人事档案收集与整理工作的意义[J].办公室业务，2013，（09）：65.

[3]胡惠萍.科学技术研究项目档案的收集、整理与利用[J].兰台世界，2014，（S4）：109-110.

[4]丁文军.企业文书档案收集整理工作的基本要求[J].陕西档案，2015，（04）：36.

[5]谈清辉.大数据时代国有企业科研档案收集整理工作新模式探究[J].机电兵船档案，2015，（05）：54-57.

[6]谢华.浅谈如何加强乡镇机关档案收集与整理工作的思考[J].经营管理者，2015，（26）：285.

[7]肖存军.试论国有企业基建档案的收集与整理工作[J].办公室业务，2013，（23）：99+110.

[8]郭自恒.对机关档案收集难的几点思考[J].河北水利，2010，（11）：40.

[9]郭桂玲.对学校档案收集工作的思考[J].办公室业务，2012，（21）：25-26.

[10]牛小娜，茆文彦，何文祥等.高校档案馆基建档案收集和管理存在的问题及建议[J].城建档案，2014，（07）：68-69.

推荐访问:注意事项 探讨 收集 整理 办公室